Autorización y política de tratamiento de datos personales

TÉRMINOS Y CONDICIONES APLICACIÓN MÓVIL “PHIDIAS MOVIL – PHIDÍAS ACADÉMICO”
Bienvenido a la aplicación móvil “Phidias” (en adelante “la aplicación o aplicación móvil”) operada y propiedad de la sociedad colombiana PHIDIAS S.A.S. Esta aplicación ha sido puesta a su disposición por el GIMNASIO CAMPESTRE (el “Colegio”). La información que se presenta a continuación describe la autorización y política de tratamiento aplicable a los datos personales recolectados, así como los términos y condiciones aplicables al acceso, consulta y uso de la aplicación móvil. Este documento estará para su consulta en la página web del Colegio https://www.campestre.edu.co/ y en la página web principal de la plataforma de Phidias académico a la cual usted tendrá acceso al momento de registrarse como Usuario del Software.

Para efectos de la información contenida en este documento, se entiende por “Usuarios” las personas que, con la autorización previa del Colegio, tengan usuario y clave y que descarguen, instalen y utilicen, por sus propios medios, la aplicación. Sin perjuicio de lo anterior, son, en principio, Usuarios los padres de familia, estudiantes, empleados y exalumnos del Colegio que sean autorizados para el efecto.

A través de la descarga de la aplicación entendemos sin lugar a duda o interpretación adicional un acto expreso, previo e informado de su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, así como de la operación de la aplicación móvil, todo de acuerdo a la información que se presenta a continuación:

AUTORIZACIÓN Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ENTRADA EN VIGENCIA: 1 DE JUNIO DE 2017

A continuación se describe, para el conocimiento y aceptación de los Usuarios, la Autorización y la Política de Tratamiento de la Información (la Política) de la aplicación:

El GIMNASIO CAMPESTRE actúa como Responsable de los datos personales recolectados y sometidos a tratamiento.Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 , al Decreto 1377 de 2013 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) a continuación informamos los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso, transmisión, y otros tratamientos, de datos personales que el Colegio realiza de datos personales, en virtud de la ley aplicable o la autorización otorgada por el correspondiente titular/Usuario para adelantar dicho tratamiento.

En la presente Política se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Usuarios, como titulares de la información, cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga junto con el conocimiento y aceptación de la presente Política. La aceptación expresa o inequívoca de esta Política, implica la aceptación de los titulares de la información aquí contenida así como del tratamiento de datos personales aquí descrito.

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El Responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los titulares/ Usuarios será el Colegio. PHIDIAS S.A.S. operará como Encargado del tratamiento, estando autorizado por el Colegio sólo para usar los datos personales a los cuales tenga acceso para los fines necesarios para el funcionamiento de la aplicación en cada uno de los módulos contratados por el Colegio.

2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO: El tratamiento de los datos personales por parte del Colegio, como Responsable, y de PHIDIAS S.A.S., como Encargado, tiene las siguientes finalidades frente a los datos personales de los Usuarios y/o titulares:

1. El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.

2. El control y la preservación de la seguridad de la información de personas, bienes e información del Colegio.

3. La comunicación efectiva y el control del flujo de información entre el Colegio y los Usuarios en lo relacionado con comunicación de asuntos académicos o institucionales, tesorería, autorizaciones para salidas o participación en eventos de los estudiantes, el control del acceso a las instalaciones del Colegio.

4. Cumplir el objeto de la relación comercial o civil que se hubiere adquirido con los titulares/Usuarios, según el caso.

5. Cumplir con el objeto del Colegio.

6. Mantener una comunicación directa y ágil con los titulares/Usuarios para temas relacionados con la relación con el Colegio y el desarrollo normal del contrato de prestación de servicio educativo.

7. La comunicación con los Titulares/Usuarios para efectos contractuales e informativos.

8. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los titulares/Usuarios a terceros, en aquellos casos que sea requerido por el Colegio para el desarrollo del contrato de educación existente o para la misma operación de la aplicación.

9. El cumplimiento de las funciones del Colegio.

10. El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual entre los titulares/Usuarios y el Colegio.

3. DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS Y FORMA DE OBTENCIÓN: El Colegio, en la medida que sea necesario para la operación de la aplicación, podrá pedirexpresamente a los titulares y/o Usuarios o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los siguientes datos personales:

1. En relación con la base de datos de Usuarios: Nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, número de identificación, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, fotografías recientes; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

Los datos podrán ser suministrados explícitamente por los Titulares/ Usuarios, o recolectados al inicio y/o durante la relación comercial o civil entre los Titulares/ Usuarios y PHIDIAS S.A.S y/o el Colegio, y durante la implementación y uso que se realice de la aplicación por parte de los Titulares/ Usuarios. Eventualmente, PHIDIAS S.A.S y/o el Colegio sólo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para tales eventos, se informa a los Titulares/ Usuarios que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento de acuerdo al uso mismo de la aplicación.

2. En relación con datos de carácter sensible y su tratamiento. De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, son considerados datos de carácter sensible los siguientes: Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con el estado de salud, la vida sexual y los datos biométricos. El Colegio para efectos de la operación de la aplicación “Phidias Móvil – Phidias Académico”, no procede con la recolección de datos sensibles.

4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN: Mediante la descarga de la aplicación en los aparatos móviles de los Usuarios, el Titular/ Usuario autoriza expresa e inequívocamente al Colegio para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política y la ley aplicable.

5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS: El Colegio podrá solicitar autorización de los titulares/Usuarios para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Privacidad y en los Términos y Condiciones.

6. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El Titular/Usuario autorizaexpresamente al Colegio para que almacene sus datos personales de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares/Usuarios, frente al manejo y utilización de la aplicación.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN: Las medidas de seguridad con las que cuenta PHIDIAS S.A.S, como Encargado, y el Colegio buscan proteger los datos de los titulares/Usuarios en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, PHIDIAS S.A.S. y el Colegio de forma diligente, implementarán medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular/Usuario acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

Para lo anterior, se tendrán en cuenta las disposiciones del contrato de Licencia celebrado entre PHIDIAS S.A.S. y el Colegio como también las referentes a los acuerdos de nivel de servicio también incluidos dentro del mencionado contrato de licencia.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES/USUARIOS: El Colegioinforma a sus Titulares/Usuarios que,conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares/Usuarios según se establece en el artículo 8 de laLey 1581 de 2012: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales b) Solicitar prueba de la autorización otorgada c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Revocatoria de la autorización, retiro o supresión de los datos personales de la Base de Datos y reclamos sobre Datos Personales. Cuando el Titular/Usuario de los datos o suscausahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo anteel Colegio, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida el Colegio con la identificación del titular/Usuario, la descripción de los hechos quedan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, el Colegio podrán requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que el Colegio no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular/Usuario, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular/Usuario los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la base de datos del Colegio.

9. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS: Los datos personalesincorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y durante la vigencia del contrato de licencia de la aplicación.

10. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Cualquier cambio sustancialen las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los titulares/Usuarios mediante su remisión a las direcciones de contacto que se establecen en el punto 10 de los términos y condiciones.

11. LEGISLACIÓN VIGENTE: La legislación nacional vigente en materia deprotección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen o complementen.

12. DATOS DE CONTACTO: El Colegio es una entidad Colombiana domiciliada en la calle 165 no. 8a – 50 de Bogotá. Los titulares/Usuarios pueden ejercer sus derechos enviando un correo electrónico a la dirección protecciondedatos@campestre.edu.co. El responsable de atender asuntos relacionados con protección de datos personales es el Oficial de Protección de datos.

13. LEY APLICABLE: Esta Política, se regirá por las leyes de la República de Colombia.

Fecha de la última revisión publicada: 1 de junio de 2017.

TÉRMINOS Y CONDICIONES APLICACIÓN MÓVIL “PHIDIAS MOVIL – PHIDÍAS ACADÉMICO”

A través de estos Términos y Condiciones, el COLEGIO GIMNASIO CAMPESTRE (el “Colegio”), en su calidad de licenciatario de la aplicación móvil “Phidias movil” pone a su disposición información explicativa sobre la aplicación y la reglamentación para su uso y acceso. Para su información, la aplicación es propiedad de la sociedad PHIDIAS S.A.S., siendo el Colegio una licenciataria autorizada para su uso y disposición.

Para efectos de la información contenida en estos Términos y Condiciones, se entiende por “Usuarios” las personas que, con la autorización previa del Colegio, tengan usuario y clave y que descarguen, instalen y utilicen, por sus propios medios, la aplicación. Sin perjuicio de lo anterior, son, en un principio, Usuarios los padres de familia y los empleados del Colegio, estudiantes y exalumnos que sean autorizados para el efecto.

El uso de la aplicación requiere la aceptación previa de estos Términos y Condiciones, así como la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales que sea requerida para la operación normal de la aplicación. La aceptación mediante el botón “ACEPTO”, configura una manifestación expresa e inequívoca del conocimiento, entendimiento y aprobación total de las disposiciones antes indicadas.

1. REQUISITOS PARA EL USO DE LA APLICACIÓN:
Para hacer uso de la aplicación, los Usuarios deberán:

a. Ser mayores de 18 años o menores de edad que estén vinculados de manera activa al Colegio y estén como mínimo cursando cuarto de primaria, siempre que tengan autorización de sus padres o sus acudientes.
b. Ser usuario activo de “Phidias”. No podrán acceder a la aplicación quienes no sean miembros activos del Colegio y no se enmarquen dentro de la definición de Usuarios contenida en los presentes Términos y Condiciones.
c. Contar con un dispositivo móvil inteligente con sistema operativo Android (que tengan la versión del sistema operativo 4.5 en adelante) o IOS (que tengan la versión del sistema operativo 8.0 en adelante), que permita la conexión a internet. La descarga, instalación y actualización de la aplicación puede realizarse a través de las tiendas de aplicaciones de los sistemas operativos anteriormente mencionados (App Store o Google Play Store).
d. Los Usuarios deberán tener acceso de manera previa a los módulos equivalentes al Sistema Integrado de Gestión Académica, Phidias Académico.

2. ALCANCE Y USO DE LA APLICACIÓN:
A través de la aplicación, los Usuarios podrán :

a. Acceder y consultar documentos del Colegio y recibir notificaciones sobre los mismos.
b. Envío y recepción de mensajes y comunicados entre el Colegio y los a. Usuarios de acuerdo con las políticas institucionales.
c. Gestión administrativa centralizada.
d. Consulta de facturas y pagos.
e. Carné digital de los Usuarios activos.
f. Notificaciones push sobre flujo de información dentro de la aplicación.
g. Acceder a los datos de contacto de áreas del Colegio y realizar llamadas desde el dispositivo móvil de elección de acuerdo a las áreas disponibles para ese fin.
h. Acceder al calendario de los eventos publicados por el Colegio.

3. OBLIGACIONES DE USUARIOS:
Al utilizar la aplicación, los Usuarios se comprometen a:

a. Suministrar información precisa, verdadera, cierta y completa al obtener la autorización de uso de parte del Colegio y hacer uso de la aplicación.
b. Utilizar la aplicación y sus contenidos de manera legal, correcta y de conformidad con los presentes Términos y Condiciones.
c. Abstenerse de reproducir, copiar, utilizar, distribuir, transformar o modificar la aplicación, sus soportes y contenidos, de manera total o parcial.
d. No acceder a los contenidos de la aplicación utilizando cualquier tecnología o medio distinto al que el Colegio o el propietario de la aplicación designe explícitamente para tal efecto.
e. No permitir a terceros ajenos y no autorizados el uso de la aplicación a través de su dispositivo móvil.
f. Abstenerse de suministrar información de terceros sin su previa autorización.
g.Notificar al Colegio, de manera inmediata, sobre cualquier incidente de seguridad, incumplimiento o uso no autorizado de la aplicación del que tenga conocimiento.

4. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD: PHIDIAS S.A.S. y/o el Colegio no son, ni serán responsables por los equipos utilizados por los Usuarios para el acceso a la aplicación, ni de la disponibilidad de Internet en los mismos.

Los Usuarios deben verificar, antes de realizar la descarga e instalación de la aplicación, si ésta es compatible con su dispositivo. En todo caso, los Usuarios son los únicos responsables de cualquier daño causado a sus dispositivos por la instalación de la aplicación.

Los Usuarios se comprometen a mantener indemne a PHIDIAS S.A.S. y al Colegio y a liberar de responsabilidad a sus empleados, directores, afiliados, agentes y contratistas por cualquier reclamo, denuncia, demanda, daño y perjuicio que surja en razón de su incumplimiento a estos Términos y Condiciones, la violación de disposiciones legales vigentes o de derechos de terceros. Asi Asimismo, los Usuarios responderán exclusiva y directamente por toda la información que suministren o incluyan en la aplicación.

Nada de lo estipulado en los presentes Términos y Condiciones excluirá o limitará la responsabilidad de PHIDIAS S.A.S. o el Colegiopor daños o perjuicios que no puedan ser limitados o excluidos en virtud de la legislación colombiana.

5. PROPIEDAD INTELECTUAL: Todos los derechos de autor y cualquier otro derecho de propiedad intelectual, incluyendo pero son limitarse a ello, derechos morales, derechos patrimoniales o cualquier otro derecho de propiedad, sea o no registrable e incluyendo cualquier solicitud para el registro de cualquiera de esos derechos, que se generen o versen directa y/o indirectamente sobre la aplicación y el software “phidias”, serán de exclusiva propiedad de PHIDIAS S.A.S. Todos los estudios, procedimientos, conceptos, informes, diseños, plantillas y documentos producidos con motivo de la ejecución del contrato de licencia, serán también propiedad de PHIDIAS S.A.S.

El Colegio se obliga a cumplir y hacer cumplir a los Usuarios y sus dependientes las disposiciones legales en materia de propiedad intelectual.

Bajo ninguna circunstancia, podrá considerarse, a la luz del contrato de licencia y los presentes Términos y Condiciones, que la aplicación es una obra por encargo o realizada por orden del Colegio.Está estrictamente prohibida la reproducción, modificación, copia, publicación y/o distribución, ya sea parcial o total, de los contenidos de la aplicación. El software de la aplicación es de propiedad exclusiva de PHIDIAS S.A.S. Está prohibido realizar, incentivar o autorizar actos de ingeniería inversa sobre la aplicación o cualquier otro tipo de manipulación sobre el software, ya sea de manera parcial o total.

6. INCUMPLIMIENTO DE USUARIOS: Si cualquiera de los Usuarios incumple alguna de las obligaciones contenidas en estos Términos y Condiciones, PHIDIAS S.A.S., de manera directa o por solicitud del Colegio, a su sola discreción, sin obligación de indemnizar y sin necesidad de notificación podrá: (i) impedir, de manera temporal o permanente, el acceso a la aplicación; (ii) eliminar la cuenta del Usuario respectivo; y (iii) someter al ente directivo del Colegio la posibilidad de expulsión del servicio miembro en aquellos casos de que se trate de una falta grave.

7. MODIFICACIONES A LA APLICACIÓN Y A LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES: PHIDIAS S.A.S., por solicitud del Colegio o por necesidades técnicas, podrá modificar, añadir y/o eliminar funcionalidades, servicios y contenidos de la aplicación en cualquier momento y sin necesidad de notificación alguna a los Usuarios siempre y cuando no afecten el funcionamiento normal o los propósitos de la aplicación.

PHIDIAS S.A.S., de manera directa o por solicitud del Colegio, podrá modificar unilateralmente, y en cualquier momento, el contenido de los Términos y Condiciones. Si las modificaciones configuran cambios significativos, PHIDIAS S.A.S.notificará oportunamente a los Usuarios a través de correos electrónicos, comunicaciones escritas o publicando directamente en la página web del Colegio o en la aplicación. PHIDIAS S.A.S. elegirá, a su sola discreción, el medio mediante el cual realizará las notificaciones.

8. VALIDEZ: Si una autoridad competente determina que una de las disposiciones de los presentes Términos y Condiciones es nula, inválida o ilegal, dicha disposición será eliminada sin que ello afecte la validez de las otras cláusulas.

9. DATOS DE CONTACTO: Para el envío de preguntas, quejas, reclamos o solicitudes el Colegio recibirá las mismas a través del correo appcampestre@campestre.edu.co.

LEY APLICABLE: Los Términos y Condiciones, así como cualquier otro documento contractual que se derive de la aplicación, se regirá por las leyes de la República de Colombia.